”Meille oli erittäin helppoa valita Euroclearin uusi sisäpiiripalvelu. Yhteistyön jatkaminen saman luotettavan toimittajan kanssa teki siirtymisestä vaivatonta, eikä meidän tarvinnut aloittaa alusta uuden palvelun kanssa. Euroclearin kattavat palvelut, kuten yhtiökokouksissa tarvittavat osakasluettelot ja osakasinformaatio, ovat jo ennestään tuttuja ja luotettavia. Tämä kokonaisratkaisu saman katon alta teki päätöksestä helpon ja selkeän,” kertoo Aspon Executive & Governance Assistant Tea Turunen.
Palvelun helppous viehättää – Aspon sisäpiirihallinnon tarina
Insider Elements by Euroclear tarjoaa yhtiöille ja heidän ilmoitusvelvollisilleen sisäpiirihallintoa helpottavan palvelukokonaisuuden. Palvelu kattaa sekä markkinoiden väärinkäyttöasetuksen (MAR) mukaiset että kotimaisen sääntelyn määrittämät sisäpiirihallinnon tarpeet kokonaisuudessaan. Palvelun avulla yritys ja sen ilmoitusvelvolliset ovat aina ajan tasalla siitä, ketkä kuuluvat mihinkin sisäpiiriin.
Aspo Oyj aloitti tuoreen palvelun käytön kesällä 2024. Yhtiö oli tähän asti käyttänyt sisäpiirirekisterin hoitoon Euroclearin Sire-palvelua sekä käsin ylläpidettyjä listoja, mutta palvelun tullessa elinkaarensa loppuun Aspon piti löytää uusi, nykyaikaisempi ratkaisu sisäpiirihallintoon. Insider Elements by Euroclear -palvelun valinta oli Aspolle itsestään selvä vaihtoehto.
Tea aloitti itse Aspolla noin vuosi sitten, joten hän ei itse ollut ehtinyt käyttää Sire-palvelua vielä kauaa, vaikka palvelu olikin ollut Aspolla käytössä vuodesta 2005. Migraation aikaan palvelussa oli pysyvän sisäpiirilistan lisäksi muutama avoin hanke.
”Meillä oli paljon manuaalista työtä, mikä teki ilmoitusvelvollisten listojen ylläpidosta todella työlästä ja hidasta. Listoja ylläpidettiin Wordissa ja Excelissä ja jokaiselle sisäpiirihankkeessa mukana olevalle piti lähettää dokumentti, johon he täydentävät tietonsa ja palauttavat sen allekirjoitettuna”, Turunen havainnollistaa.
”Listojen hoitajalla oli todella paljon varmistettavaa. Ilmoitusten lähettämisen jälkeen piti varmistaa, että ne oli vastaanotettu ja kuitattu sekä kirjata kuittausajat käsin oikealle henkilölle. Tämä vei todella paljon aikaa ja virhemahdollisuus oli aina olemassa.”
Uuteen palveluun siirtyminen vapautti Aspon tästä lomakerallista.
Kun päätös siirtymisestä uuteen sisäpiiripalveluun oli tehty, Euroclear Finland siirsi vanhassa Sire-palvelussa olleet tiedot suoraan uuteen järjestelmään.
Heti alussa oli nähtävissä, että kun listat on saatu siirrettyä, Insider Elements by Euroclear -palvelu toimi ketterästi ja nopeutti huomattavasti kaikkien työtä.
”Siirtymävaiheessa kohtasimme haasteen: uuden käyttäjän perustamiseksi pääkäyttäjällä on oltava tiedossa henkilötunnus, jotta uusi käyttäjä voi tunnistautua järjestelmään vahvasti. Tämä oli kuitenkin kertaluonteinen toimenpide, ja seuraavan hankkeen alkaessa ihmiset voidaan kutsua uuteen hankkeeseen suoraan sisäpiiripalvelusta”, Turunen kertoo.
Tea Turunen toimii Aspolla sisäpiiripalvelujen pääkäyttäjänä. Uusi sisäpiiripalvelu helpottaa erityisesti hänen työtään.
Pääkäyttäjän näkökulmasta Insider Elements by Euroclear -palvelun tärkeimpiä hyötyjä on se, että jatkossa käyttäjät ovat itse vastuussa omista tiedoistaan ja niiden oikeellisuudesta. Samalla Excel-jumpasta ja papereiden lähettelystä luopuminen säästää huomattavasti pääkäyttäjän aikaa ja vähentää virheiden mahdollisuuksia.
”Esimerkiksi johdon ilmoitusvelvollisten on tarkistettava tietonsa vuosittain. Kun ilmoitusvelvolliset kutsutaan palveluun tarkistamaan omat tietonsa, vastuu tietojen oikeellisuudesta on käyttäjillä itsellään”, Turunen kuvailee.
Vaikka uuteen järjestelmään siirtyminen vaati vielä käsityötä, tietojen hallinnointi on jo helpottunut huomattavasti, kun ilmoitusvelvolliset ovat järjestelmässä.
”Minulle oli onnenhetki, kun sain palvelusta napin painalluksella hankelistan henkilöistä ja kaikki heidän tietonsa olivat siinä mukana. Aikaisemmin olin yksitellen täytellyt niitä tietoja rivi riviltä mukaan lukien kellonajat, jolloin henkilö on lisätty listalle. Ja nyt ne löytyvät suoraan raportilta”, Turunen iloitsee.
”Hankkeen kuittaustoiminto on tietysti vielä osittain kehittymässä, koska toistaiseksi joudun vielä lähettämään käyttäjille viestin, joka käyttäjän pitää kuitata erikseen. Ihannetilanteessa näitä viestejä ei tarvitsisi lähettää, vaan kuittaus tulisi suoraan palvelusta.”
Jatkossa tietojen tarkastaminen ja päivittäminen on sujuvaa ja pääkäyttäjä näkee tapahtumalokilta palveluun tehdyt tapahtumat, niiden tarkan ajankohdan ja kuka tapahtuman on tehnyt. Siten esimerkiksi yksityishenkilöiden osalta on helppo katsoa, milloin kukin on vahvistanut omat tietonsa.
Pääkäyttäjän lisäksi Aspolla on sisäpiiriin kuuluvia henkilöitä, jotka tarkastelevat omia tietojaan sisäpiiripalvelun kautta. Myös heidän näkökulmastaan Insider Elements by Euroclear on selkeä ja helppokäyttöinen. Tietojen päivitys on sujuvaa ja ne ovat ajan tasalla, koska he huolehtivat niistä itse. Kun kaikki hankkeet ovat tulevaisuudessa uudessa palvelussa, listoilla olevilla henkilöillä on jatkuvasti ajantasainen tieto siitä, mille listoille tai hankkeisiin he kuuluvat.
Hankelistojen näkyvyystoiminto auttaa hankkeeseen kuuluvia ihmisiä näkemään, ketkä muut ovat mukana samassa hankkeessa. Yhtiön pääkäyttäjä voi määrittää, voiko hankeluettelolla oleva henkilö nähdä muut luettelolle merkityt ja näkyykö henkilö luettelolla muille.
Insider Elements by Euroclear -palvelu on kehitetty tiiviissä yhteistyössä käyttäjien kanssa, mikä näkyy laadukkaassa lopputuloksessa. Palvelun ominaisuudet vastaavat tarkasti sisäpiirihallinon tarpeisiin, ja sen avulla yritykset ja ilmoitusvelvolliset voivat luottaa siihen, että heidän tietonsa on kirjattu luetteloille säännösten mukaisesti. Palvelu kehittyy koko ajan ja tulevissa versioissa mukaan tulee käyttäjää palvelevia uusia ominaisuuksia.
”Palvelu helpottaa sisäpiirihallintoa jo nyt, joten odotamme innolla seuraavien versioiden tuomia parannuksia”, Turunen päättää.
